Nhận định, soi kèo AS Roma vs Genoa, 2h45 ngày 18/1: Uy lực sân nhà

CareerViet.vn chia sẻ 5 quy tắc đơn giản đảm bảo rằng bạn sẽ luôn có được những cuộc họp hiệu quả. 

Đặt ra mục tiêu và gửi trước chủ đề cho người tham dự

Thật khó để chúng ta có thể đạt mục tiêu nếu không biết nó là gì và họp hành cũng không ngoại lệ. Thế nên, trước khi bắt đầu triệu tập một cuộc họp, hãy đặt ra mục tiêu/ vấn đề cụ thể mà bạn muốn ra quyết định với các nội dung thảo luận chi tiết (agenda). Người nhận thư mời họp gồm đầy đủ thông tin sẽ có được cái nhìn toàn cảnh về sự cần thiết và mức độ quan trọng của vấn đề trước mắt. Đồng thời, agenda gửi trước ít nhất 24h sẽ giúp họ có đủ thời gian chuẩn bị và mang đến những đóng góp hữu ích nhất.

Mời đúng đối tượng

Hẳn bạn không xa lạ với hình ảnh một người ngơ ngác đến dự họp và rồi không hiểu rốt cuộc mình có mặt để làm gì, “chuyên môn của tôi không đóng góp được cho vấn đề đang bàn bạc hay là thông tin vừa cập nhật chẳng liên quan đến bộ phận của tôi”… Nếu không phải trải nghiệm thật của bạn, thì cũng là hoàn cảnh của đồng nghiệp nào đó. Đây thực sự là tình huống gây tâm lý bối rối và cực kỳ lãng phí nguồn lực đáng báo động trong mọi tổ chức.

Vì thế, là người chủ trì, hãy chỉ mời những thành viên thực sự liên quan và thích hợp. Bạn không cần khiến bất cứ ai phải ngao ngán thêm nữa về những lần hội họp. Cố gắng duy trì nhóm họp trong khoảng từ 5 đến tối đa 7 người sẽ cho hiệu quả tốt nhất. Bởi khi số lượng người tham dự trở nên quá đông thì khả năng sẽ có vài thành viên bắt đầu trở thành khán giả, họ không đóng góp thêm được điều gì ích lợi, đồng thời các luồng thảo luận dễ rơi vào tình trạng lan man xa chủ đề và khó kiểm soát.

Bắt đầu và kết thúc đúng giờ

Dù là người tổ chức hay người tham dự, hãy rèn luyện thói quen quý trọng giờ giấc và biết đặt ra giới hạn. Đừng bao giờ đến họp muộn và cũng đừng chờ đợi người đến muộn, bất kể đó là ai. Nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu “vào việc” ngay như lịch thông báo, để những người đúng giờ thấy họ được tôn trọng và những ai đến muộn đủ ái ngại mà không muốn có thêm một lần sau như thế nữa.

Bắt đầu họp đúng giờ quan trọng như thế nào thì kết thúc đúng giờ cũng quan trọng như vậy. Đừng dễ dãi với suy nghĩ “ý kiến sôi động quá cứ tiếp tục nghe thêm xem sao” hay “kéo dài thêm nửa tiếng cũng không ảnh hưởng gì” và thường xuyên biến nó thành hiện thực. Chúng ta không có cả ngày để họp. Là người tổ chức, bạn hãy xem xét rồi ước chừng thời lượng cần thiết ngay khi gửi thư mời và chủ động kiểm soát thời gian, điều phối sự tương tác lúc cuộc họp diễn ra. Là người tham gia, bạn có trách nhiệm trình bày quan điểm của mình ngắn gọn đúng chủ đề, mục tiêu một cách giá trị nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự tích cực, tuyệt đối tránh lan man.

Theo chia sẻ của chuyên gia, chúng ta thường mời họp với thời gian mặc định của Outlook hoặc Google là 60 phút. Nhưng nên quan tâm đến điều này nhiều hơn, hãy dùng 15 phút cho cuộc họp 15 phút. Người dự họp sẽ đánh giá cao và thật lòng cảm ơn vì bạn không lãng phí thời gian của họ. Cố gắng tổ chức họp gói gọn trong 30 - 45 phút tốt nhất.

Bám sát chủ đề và mục tiêu

Như đã nói ban đầu, thư mời họp luôn cần phải đi kèm với agenda cụ thể. Và khi cuộc họp diễn ra, tất cả những người tham gia đều phải ý thức về mục tiêu và bám sát theo các chủ đề thảo luận.

Đôi khi, trong vài trường hợp thảo luận quá sôi nổi hoặc do người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục tiêu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa khỏi vấn đề đặt ra ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức/ dẫn dắt là rất quan trọng. Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và đề nghị rằng những người có liên quan hãy có một buổi họp khác “đến nơi đến chốn” về vấn đề đó sau. Tất nhiên, doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng có rất nhiều kế hoạch và vấn đề cần xử lý, nhưng không thể giải quyết tất cả cùng một lúc. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và xây dựng thành công bắt đầu từ phương châm “đúng lúc - đúng người - đúng việc”.

Tổng kết sau khi đã thảo luận

Đừng bao giờ đóng lại một cuộc họp khi chưa tổng kết những nội dung vừa thảo luận và đề ra hướng đi. Một cuộc họp không đưa ra được quyết định cuối cùng hoặc tổng kết được những điều cần làm sắp tới là một cuộc họp vô nghĩa.

Khả năng tệ nhất là sau cuộc họp mọi người bối rối không biết phải làm gì và thông tin chẳng ngã ngũ, để rồi khi bạn tổ chức cuộc họp tiếp theo mọi người bắt đầu nêu lại những điều đã từng nói.

Vĩnh Phú

Kỷ luật tiến bộ là một hệ thống kỷ luật nhân viên theo các mức phản ứng tăng dần đối với các vấn đề về hiệu suất, hoặc hành vi của nhân viên. Các biện pháp kỷ luật từ nhẹ đến nặng, tùy thuộc vào tính chất và tần suất của vấn đề.

Ví dụ, một buổi nhắc nhở không chính thức có thể phù hợp với một nhân viên hay đi trễ hoặc vi phạm một lỗi nhỏ trong nội quy. Trong khi đó, một biện pháp can thiệp nghiêm trọng hơn - hoặc thậm chí chấm dứt hợp đồng - có thể được thực hiện nếu nhân viên có hành vi sai trái nghiêm trọng, hoặc không cải thiện một vấn đề về hiệu suất sau khi đã trải qua nhiều cơ hội.

Hiện tại, hầu hết công ty lớn đã sử dụng các hình thức kỷ luật tiến bộ, có thể “biến tấu” qua các tên gọi hệ thống khác như: chương trình kỷ luật tích cực, kế hoạch cải tiến hiệu suất, thủ tục hành động khắc phục... Các hệ thống này đều chung cốt lõi, mặc dù có thể khác nhau về chi tiết: tất cả đều dựa trên nguyên tắc “Phản ứng kỷ luật của công ty phải phù hợp và tương xứng với hành vi của nhân viên”. Có nghĩa kỷ luật phải có căn cứ rõ ràng, theo thang quy tắc và không dựa trên cảm tính.

Sử dụng kỷ luật tiến bộ có thể giúp lãnh đạo đưa nhân viên đi đúng hướng. Khi thực hiện đúng, kỷ luật tiến bộ có thể: cho phép người quản lý can thiệp và điều chỉnh hành vi của nhân viên ngay khi có dấu hiệu rắc rối; tăng cường giao tiếp giữa quản lý và nhân viên; giúp nhân viên đạt được hiệu suất và năng suất cao hơn; giữ chân nhân viên bằng cách chứng minh sự công bằng: có phần thưởng cho hiệu suất tốt và hậu quả cho hiệu suất kém; tránh tốn kém khi phải thay thế nhân sự; đảm bảo tính nhất quán và công bằng trong việc giải quyết các vấn đề của nhân viên và tạo cơ sở cho việc chấm dứt hợp đồng một cách hợp pháp với những nhân viên không thể hoặc sẽ không cải thiện.

Kỷ luật tiến bộ cũng giúp doanh nghiệp tránh được các hậu quả của việc mất kiểm soát khi các khúc mắc trong công việc xảy ra liên tục. Nếu người lãnh đạo không can thiệp, nhân viên có thể không biết rằng hành vi hoặc hành động của mình là không thể chấp nhận được. Lãnh đạo không chỉ đánh mất cơ hội giúp nhân viên tiến bộ, mà công ty sẽ tiếp tục gánh chịu hậu quả từ vấn đề của nhân viên. Có thể là hàng loạt hậu quả như: giảm năng suất và lợi nhuận, mất kiểm soát chất lượng, mất cơ hội kinh doanh hoặc khách hàng, ý thức nhân viên thấp và tỷ lệ thay thế nhân viên cao…

Ứng dụng kỷ luật tiến bộ một cách thích hợp cũng sẽ giúp công ty tránh khỏi những rắc rối pháp lý. Nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải hành động có quy tắc: Cho nhân viên biết những gì lãnh đạo mong đợi và công bằng, nhất quán, khách quan… trong việc áp đặt kỷ luật; đưa nhân viên vào quá trình cải thiện và ghi lại các hành động và quyết định của lãnh đạo một cách chính xác. 

Việc xây dựng bộ quy tắc kỷ luật tiến bộ còn phụ thuộc vào đặc thù công việc sản xuất, kinh doanh, văn hóa... của doanh nghiệp, tổ chức. Nhưng trước hết, bộ quy tắc phải được xây dựng trên tinh thần: phân cấp có hệ thống và mục tiêu chính là đạt được sự cải thiện của nhân viên, chứ không phải nhằm trừng phạt. Về cơ bản, một chính sách kỷ luật tiến bộ hợp lý sẽ cung cấp khuôn khổ để người quản lý có thể xử lý các khuyết điểm của nhân sự một cách công bằng và nhất quán. Nhưng đó mới chỉ là bước khởi đầu…

Theo CareerViet, để có được kết quả tốt nhất từ kỷ luật tiến bộ, chủ doanh nghiệp không thể chỉ “dịch chuyển một cách máy móc” từ biện pháp kỷ luật này sang biện pháp kỷ luật khác cho đến khi phải sa thải nhân viên. Thay vào đó, lãnh đạo phải cho nhân viên tham gia vào quá trình này để họ nhận thức được hiệu quả của việc thay đổi hành vi. Kỷ luật tiến bộ có thành công hay không phụ thuộc vào sự tham gia của nhân viên trong việc cải thiện hiệu suất, hành vi hoặc thái độ của họ.

Thúy Ngà